Google Apps چیست و چه کاربردهایی دارد ؟

[sms118 130]

گوگل اپس یک سری از برنامه ها و ذخیره سازی فایل ها تحت وب و از طریق مرورگرهاست بدون آنکه کاربر نیاز به خریدن آن نرم افزارها داشته باشد.

کاربران قادر خواهند بود به راحت وارد حساب کاربری خود وارد شده و به فایل ها و ابزارهای مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.

ابزارهای پیشنهادی شامل ابزارهای ارتباطی (Gmail-Gtalk و Google calendar) ابزارهای تولیدی (Google Docs شامل فایلهای متنی، جداول و فایلهای ارائه)، صفحه شروع قابل تغییر (iGoogle) و Google Sites برای توسعه صفحات وب.

این ابزارها رایگان هستند ولی کاربران قادر خواهند بود تا با پرداخت هزینه، ابزارهای بیشتر و فضای بیشتری را خریداری نمایند.

نسخه آموزشی آن تقریبا تمام امکاناتی را که نسخه تکمیلی و پولی آن دارد را به صورت رایگان پوشش میدهد و برای دانش آموزان دوره دبیرستان به بالا پیشنهاد میشود...

Google Apps به موسسات این اجازه را میدهد تا از این سرویس تحت دامنه شخصی خودشان استفاده کنند و حتی ظاهر این برنامه ها را مطابق سلیقه خودشان برای همخوانی با موسسه خویش تغییر دهند.

بدین صورت دانشگاه ها یا مراکز آموزشی قادر خواهند بود تا منتخبی از برنامه های Google Apps را در ظاهری آشنا و کاربر پسند به دانش آموزان و دانشجویانشان ارائه دهند.

چه کسی از آن استفاده میکنند؟

از زمانی که این سیستم منتشر شد، Gmail به عنوان یک ابزار بسیار محبوب در بین دانش آموزان و دانشجویان مورد استفاده قرار گرفت و بسیاری از همین دانش آموزان، کاربران Google Apps هستند.

برای آنها امکان دستیابی به فایل هایشان در هر نقطه توسط کامپیوتری که به اینترنت وصل میشود بدون نگرانی نسبت به نسخه نرم افزارها و همخوانی آن ها، با توجه به شیوه زندگی امروزی مهمترین اصل است.

اما این امر که آنها باید اطلاعات خودشان را روی سروری بجز سرور خودشان قرار دهند و مساله امنیت و نظارت بر این فایل ها باعث ایجاد شک و دودلی در آنها در استفاده از این تکنولوژی شده است.

برخی از موسسات از سرویس Gmail برای دانشجویان یا فارق التحصیلانشان استفاده میکنند در حالی که برای کارمندان و استادانشان از Mail server های داخلی استفاده میکنند.

در حال حاضر تعدادی از دانشگاه ها به سمت استفاده از Google Apps پیش رفته اند ولی استفاده آنها بیشتر به Gmail محدود میگردد، اما استفاده از سایر امکانات آن نظیر برنامه های تولیدی و ارتباطی نیز در حال افزایش روزافزون است.

Google Apps چگونه کار میکند؟

تمام ابزارهای موجود در Google Apps بر روی یک مرورگر وب قابل اجرا هستند. کاربران بایستی یک حساب کاربری Google داشته باشند.

پس از اینکه به حساب کاربری خود وارد شدند قادر خواهند بود تا به امکاناتی نظیر پردازش فایل های متنی، تقویم شخصی، گفتگو و سایر ابزارهایشان دسترسی داشته باشند.

Google Docs امکان پردازش فایلهای متنی شما را در حد متوسط میدهد ولی خبری از امکانات پیشرفته در ابزارهای سنتی نظیر style sheet ها نیست.

Spreadsheetها از فرمول نویسی و توابع تقریبا ساده پشتیبانی میکنند ولی امکان ایجاد توابع پیچیده،جداول و فرم ها را نخواهید داشت.

هر فایل امکان این را خواهد داشت که در آن مشخص کنید چه فرد یا افرادی به آن دسترسی داشته باشند، چه به عنوان یک بازدید کننده ( با حق صرفا خواندن) یا به عنوان دستیار (کسی که قابلیت تغییر فایل را هم دارد).

از آنجایی که Google تمام فایل ها و محتواهایشان را به صورت کامل در یک مکان متمرکز ذخیره میکند، ایجاد تغییر و مدیریت فایل ها بسیار ساده تر از زمانی شده است که فایل ها را به صورت جداگانه در اختیار افرادی قرار میدادیم که ممکن بود هرکدام از نسخه متفاوتی از یک نرم افزار استفاده کنند.

به عنوان مثال در یک فایل متنی، ابزار امکان ایجاد تغییرات در فایل را به کاربران مجاز میدهد در حالی که تمام این تغییرات را با نام تغییر دهنده ثبت و نگهداری میکند.

این نسخه های متفاوت امکان مقایسه دو نسخه متفاوت از یک فایل را به تمام کاربران آن میدهد. به شکلی مشابه، محتوای تقویم یک کاربر، به راحتی قابل اشتراک گذاری با سایر کاربران خواهد بود، و Google Sites ابزار بسیار ساده تری را برای گروه هایی که توسعه وبسایت ها را انجام میدهند ارائه کرده است.

زمانی که یک فایل تکمیل میشود، میتواند منتشر شود که در این صورت به آن یک آدرس (URL) تعلق میگیرد یا قابلیت برون سپاری به عنوان یک فایل متنی در قالب های متفاوت نظیر PDF, Word,OpenOffice و غیره را پیدا خواهد کرد.

یک Spreadsheet میتواند به عنوان یک فایل PDF، فایل متنی، یا یک فایل با پسوند XLS منتشر گردد. بیشتر ابزارهای Google Apps بر روی موبایل نیز به صورت مامل قابل استفاده هستند.

چه چیزی قابل توجه است؟

در مقاطع تحصیلی بالا، این مساله که نرم افزارها به عنوان یک سرویس به آنها ارائه شود تا به عنوان یک محصول، منافع کلیدی زیادی را برای آنها بوجود خواهد آورد.

به عنوان مثال منتقل کردن وظیفه بروز رسانی و نگهداری از نرم افزارها از موسسات فناوری اطلاعات، کنار گذاشتن کارمندان مجموعه از درگیری با پشتیبانی از نرم افزارها یک دستآورد مهم تلقی میشود.

صرفه جویی در منابع قادر خواهد بود به نوآوری و سریع العمل بودن دپارتمان فناوری اطلاعت یک موسسه در زمانی که کمیت دانش آموزانش در حال رشد است، کمک قابل توجهی نماید.

اشتراک گذاری منابع به راحتی دادن سطح دسترسی به فردی که در تولید آن برنامه با ما همکاری میکند، بدون نگرانی از همخوانی نسخه برنامه های مورد استفاده توسط افراد مجموعه است.

این امکانات نسبتا محدود برای تمام کسانی که نیاز دارند تا در هر مکانی به فایهایشان دسترسی داشته باشند و از نرم افزارهایشان استفاده کنند، کفایت خواهد کرد، چرا که این امکان را از طریق یک کامپیوتر متصل به اینترنت در اختیار خواهند داشت.

در واقع قابلیت همخوانی با نرم افزارها و سخت افزارهای بسیار ساده را نیز دارا میباشد.

با وجود اینکه Google تنها ارائه دهنده سرویس ها و ابزارهای تحت وب نیست، اما با توجه به جایگاهش در دنیای فناوری و پیشنهادهای غیر قابل چشم پوشی که به کاربران از لحاظ کاهش هزینه ها میدهد، میتواند به حرف ها و نظریاتش به راحتی در دنیای فناوری جامه عمل بپوشاند.

Google در مقابل تمام نگرانی های کاربرانش احساس نگرانی میکند و علاوه بر این، شرکتی نیست که یکشبه امکان حذفش از دنیای فناوری وجود داشته باشد.

نقاط ضعف این سیستم چیست؟

مهمترین نگرانی درمورد Google Apps و سرویس های مشابه از دست دادن کنترل آنهاست.

به دلیل اینکه قوانین دسترسی به صورت اشتراک گذاری شده وجود دارد، کاربران تنها به این دلخوش هستند که از اطلاعات شخصی آنها به خوبی مراقبت شود.

در حالی که ارائه خدمات ایمیل و سایر ابزارها یک امر پیچیده و هزینه بر است، بسیاری از موسسات علمی این سرویس را به عنوان یک هسته قوی برای سازمان فناوری اطلاعات خویش در نظر گرفته اند.

نگرانی های موجود در مورد زمان در دسترس بودن، امنیت و حریم شخصی، ذخیره سازی فایل ها، ایمیل، تقویم و سایر محتویات بر روی سرورها یک ریسک برای مراکز علمی محسوب میشود.

از نقطه نظر مدیریتی، Google پیشنهاد مدیریت تک تک حساب های کاربری مورد نیاز موسسات را نمیدهد. برای کاربران، منوها و ابزارها در تمام ابزارها به درستی کار نخواهند کرد و ابزارها به راحتی و نرمی که بر روی سیستم های عامل اجرا میشوند، عمل نمیکنند.

کاربرانی که به هر دلیلی به اینترنت دسترسی ندارند قادر به استفاده از ابزار و فایل های خود نخواهند بود.

به کجا خواهد رسید؟

Google مالکیت کمپانی های بزرگی نظیر Youtube و Grand-Central را در اختیار دارد و Google Apps قادر خواهد بود تا انسجام و یکپارچگی خانواده Google را بیش از پیش به نمایش بگذارد.

Grand Central یک شماره به کاربر اختصاص خواهد داد که زمانی که زنگ میخورد بر روی تمام تلفن های کاربر اعلام هشدار خواهد کرد. تمام تماسهای فرد میتواند از طریق همین یک شماره صورت بگیرد.

و زمانی که فرد از آن شرکت خارج شود و یا شغلش را به هر دلیلی عوض کند Google تمام اطلاعات فرد را بر روی Google Apps بروز رسانی میکند.

ما به مرور شاهد ارتباط بیشتر این سیستم با ابزارهای خارج از خانواده Google خواهیم بود چرا که هر سرویس جدید در سرعت ارائه خدمات موثر خواهد بود.

با این وجود گوگل میبایستی که بین پیچیدگی و کارآیی یک تعادل برقرار سازد. در واقع Google اعلام کرده است که در حال کار بر روی امکانات آفلاین خود است که امکان دسترسی به فایلهای کاربران حتی زمانی که به اینترنت دسترسی ندارند را به آنها میدهد.

چه مفاهیمی برای آموزش و یادگیری وجود دارد؟

در حالی که مسائل اقتصادی مشوقی برای دانشگاه ها خواهد بود که استفاده از Google Apps را امتحان کنند، ایجاد یک محیط آموزش و یادگیری بهینه دلیل خوبی برای ادامه دادن روند استفاده از آن خواهد بود.

این مزایا شامل تحقیقات آکادمیک و توانایی شرکت در یک طرح اندیشمندانه نیز میشود. دانش آموزان امروزه در به اشتراک گذاری اطلاعات و جمع آوری دانش بسیار خوب و راحت عمل میکنند.

Google Apps با سرویس ها متنوع و امکانات ذخیره سازی فایل ها این امکان را برای کاربرانش ایجاد میکند.

با اهرم قرار دادن علایق دانش آموزان در کارهای تحقیقاتی با این ابزارها، موسسات قادر خواهند بود تا دانش آموزانشان را به یادگیری تجربی هرچه بیشتر علوم مختلف سوق دهند.

Google Apps به دانش آموزان و اساتید این امکان را میدهد تا بدون توجه به ابزار مورد استفاده، برای کسب بهترین نتیجه بر روی هدف و تحقیقات خود تمرکز کنند